Wer einen ShopWare Shop betreibt muss eine Regel beachten, die nicht mit Bordmitteln zu bewältigen ist. Und zwar ist es die Archivierungspflicht der Mails. Diese gilt nämlich nicht nur für Mails die empfangen sondern auch versendet werden. Was bis vor ein paar Jahren eher freiwillig war ist heute Gesetz.

1. Was muss jeder Shopware Shop Betreiber beachten?
2. Was hilft uns nicht wirklich
3. Welches Shopware Plugin brauchen wir also?
4. Wie archiviert man Mails rechtskonform?
5. Shopware Mail Archivierung mit MailStore
6. Mail Archivierung mit SaaS Anbietern
7. Der Automatisierungs-Tipp
8. Was ist mit Shopware 6?

1. Was muss jeder Shopware Shop Betreiber beachten?

Ein Shopware Shop Betreiber muss (auch) alle vom Shop automatisch versendeten E-Mails archivieren. Das Problem dabei ist, dass man die Mails mit den Rechnungen, den SEPA-Mandaten und sämtlichen Staus-Meldungen selber nicht erhält.

Sprich zunächst einmal müssen die Mails in Kopie an uns gesendet werden, damit wir überhaupt erst die Möglichkeit haben diese zu archivieren.

2. Was hilft uns nicht wirklich

Es gibt auch die Möglichkeit versendete Mails über ein Plugin im Backend speichern und bei Bedarf anzeigen zu lassen. Das ist zwar recht praktisch, bringt uns aber in sofern nichts, da es sich bei dieser Methode um keine rechtskonforme Archivierung sondern lediglich um eine simple Speicherung handelt.

Das angesprochene Plugin nennt sich schlicht „E-Mail-Ausgang“ und kann über folgenden Link getestet, gekauft oder gemietet werden: https://store.shopware.com/scha184585034828/e-mail-ausgang.html – auch weitere ähnliche Plugins werde im Store angeboten.

3. Welches Shopware Plugin brauchen wir also?

BLmedia, mit denen wir auch immer wieder gerne zusammen arbeiten, hat ein Plugin im Community Store was es erlaubt Kopien der von Shopware gesendeten Mails an eine oder aber mehrere verschiedene E-Mail Adressen, als sogenannter BCC Empfänger, zu senden. Wir selber verwenden es gerne bei Kundenprojekten um auch im diesem Winkel der Paragraphen-Welt Rechtssicherheit zu gewährleisten.

https://store.shopware.com/blmedia00932/kopien-cc-und-bcc-ausgehender-e-mails-erhalten.html

Nachtrag vom 27.05.2020 – Wir empfehlen zur Umsetzung der Richtlinien nun auch das folgende Plugin der COMPRA GmbH:

Shopware - Mail Archivierung, BCC Plugin

Shopware – Mail Archivierung, BCC Plugin – https://store.shopware.com/compr49330546282/umleitung-von-e-mails.html

Alternativ ist es bei einigen Mail-Servern aber auch möglich alle versendeten Mails per BCC an eine zusätzliche E-Mail Adresse zu senden. Damit kenne ich mich aber nicht aus freue mich aber über Tipps in den Kommentaren.

Die einzige Spur die ich dazu hatte war ein Kommentar im Shopware Forum von einem Shopware Mitarbeiter der sagt: „Wie versendest du denn? Viele Mailserver bieten ja die Möglichkeit. Über den PHP-Mailer ist das natürlich nicht möglich.“

Quelle: https://forum.shopware.com/discussion/42152/emailversand-an-kunden-nachverfolgen

4. Wie archiviert man Mails rechtskonform?

Grundsätzlich bedarf es einer zusätzlichen Software um Mails korrekt zu archivieren. Einige Webspace Anbieter wie 1&1 bieten kostenpflichtige Archive optional zu den normalen E-Mail Adressen an und es gibt Drittanbieter, die sich ausschließlich auf Mail-Archivierung spezialisiert haben.

Alle diese Programme sind darauf ausgelegt den hohen Anforderungen der DSGVO und insbesondere auch der GoBD gerecht zu werden. GoBD ist die Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“

Diese besagt z.B. dass die Mails 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, nach Archivierung unveränderlich sind, maschinenlesbar sein müssen und einen Zugang zur Revisionierung verfügen. Das heißt, dass externe Prüfer einen eigenen Zugang haben, wenn es mal zu einer Prüfung kommt. Ist dieser nicht vorhanden bricht man schlicht und ergreifend geltendes Gesetz.

5. Shopware Mail Archivierung mit MailStore

Entweder man holt ein etwas teureres Tool, das die Mails auf dem Rechner speichert. Hierbei kann man unbegrenzt viele E-Mail Adressen an die Archiv-Software anbinden und der maximale Speicherplatz ist so groß wie die Festplatte des Rechners auf dem die Software installiert ist. Jedoch ist die Anzahl der User begrenzt und man muss für mehr als 5 Nutzer weitere Lizenzen hinzu kaufen.

So ein „etwas teureres Tool“ wäre dann beispielsweise MailStore der wohl aktuell der Platzhirsch für E-Mail Archiverungssoftware ist: https://www.mailstore.com/de/ – es hat jedoch den Nachteil, dass es ausschließlich auf Microsoft Rechnern läuft und Mac User sich einen zusätzlichen Rechner zulegen müssen. Preislich geht es bei 299.- für bis zu 5 Benutzer los.

6. Mail Archivierung mit SaaS Anbietern

Oder man nutzt einen SaaS Anbieter, bei dem die Mails online auf einem Server gesichert werden. Hier zahlt man einen geringen monatlichen Betrag muss aber oft für jeden E-Mail Account eine zusätzliche Gebühr bezahlen. Wer also 3, 4, 5 oder mehr Webseiten mit jeweils 3 oder mehr eigenständigen E-Mail Accounts / Adressen verwendet kommt schnell auf einen hohen monatlichen Nutzungs-Betrag den man mit der ersten Methode einsparen kann.

Welche Anbieter gibt es?

Estugo Webhosting: Hier zahlt man pro Postfach 12,99 € / Monat – inkludiert sind ein 5GB Postfach sowie ein 25 Gb Archiv. Jedes weitere GB kostet 3,50 € / Monat.
Lexware – https://shop.lexware.de/archivierungssoftware
Dogado – https://www.dogado.de/domains-emails/e-mail-archivierung
Strato – https://www.strato.de/mail-archivierung/

7. Der Automatisierungs-Tipp

Wer seine Lieferscheine und Rechnungen in der Regel auch ausdruckt, kann diese ebenfalls an seinen Drucker senden. Geht natürlich nicht mit jedem Steinzeit-Drucker von Aldi dafür aber z.B. mit dem HP Officejet Pro x476DW MFP

So könnt ihr dann am Geräusch eures Druckers schon erkennen, wenn eine neue Rechnung versendet werden muss. Das ganze geht dann Mail Weiterleitung also vollautomatisch und spart ungemein Zeit ein.

8. Was ist mit Shopware 6?

Da wird es bald eventuell schon mit an Bord sein:
https://issues.shopware.com/issues/NEXT-5582

9. Weiterführende Links

Estugo.de Gastartikel bei shopanbieter.de
https://www.shopanbieter.de/14717-haeufige-irrtuemer-in-bezug-auf-die-e-mail-archivierung
Beitrag bei IONOS 1&1
https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/e-mail-archivierung-von-geschaeftsnachrichten/
sor.de Beitrag:
https://www.sor.de/revisionssichere-e-mailarchivierung/
Lexware:
https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/

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